Die Arbeit bei der Polizei ist mit eine der spannendsten, die man sich aussuchen kann – deshalb ist „Polizist!“ auch der Berufswunsch vieler Kinder. Man trägt Uniform, fährt im Streifenwagen, jagt Verbrecher und schützt die Bürger der Bundesrepublik Deutschland. So aufregend das klingen mag, für manche ist diese Aussicht nichts – obwohl bei der Polizei arbeiten weiterhin der Traumberuf ist. Was kann man also tun, wenn man im Öffentlichen Dienst bei der Polizei arbeiten möchte ohne jedoch auf Streife gehen zu müssen, Gebäude zu schützen oder sich mit Kleinkriminellen auseinanderzusetzen?

Entweder gibt man den Traum von der Arbeit bei der Polizei auf oder man macht sich über eine Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten bei der Polizei Gedanken. Diese Tätigkeit hat nichts mit dem oftmals sehr aufregenden und aufreibenden Alltagsgeschäft von Polizisten zu tun, ist jedoch nicht weniger wichtig! Was aber genau ist die Arbeit eines Verwaltungsfachangestellten? Und was muss man über diese Arbeit wissen?

Wie wird man Verwaltungsfachangestellte/r?

Den Titel „Verwaltungsfachangestellte/r“ erlangt man nach einer dualen Ausbildung, die über drei Jahre geht. Die praktischen Inhalten, die man meist im Polizeipräsidium lernt, sind sehr vielseitig, durchläuft man doch viele verschiedene Abteilungen der Ausbildungsbehörde und erlangt so einen guten Überblick über den späteren Arbeitgeber. Theoretische Lerneinheiten bekommt man im Unterricht in der Berufsschule beigebracht. Nach etwa eineinhalb Jahren muss man eine Zwischenprüfung ablegen, um den momentanen Wissensstand zu überprüfen. Die Abschlussprüfung erfolgt nach insgesamt drei Jahren. Als Sachbearbeiter/in ist man nach dem Abschluss nicht verbeamtet, man kann sich jedoch durch eine Zusatzausbildung oder Umschulung zu einem Verwaltungsfachwirt fortbilden.

Was sind die Aufgaben von Verwaltungsfachangestellten?

Der Arbeitsplatz eines Verwaltungsfachangestellten ist vor dem Computer, Außendiensteinsätze finden nicht statt. Deshalb kümmern sich Verwaltungsfachangestellte, wie die Berufsbezeichnung schon vermuten lässt, vor allem um allgemeine Verwaltungstätigkeiten und Büroarbeiten. Sehr vereinfacht gesagt sind Verwaltungsfachangestellte besser bekannt als Büroangestellte. Sie stellen vor allem das Bindeglied zwischen dem Bürger und dem Staat dar, da sie für bürgerliche Belange die ersten Ansprechpartner sind. Sehr wichtig bei dem Umgang mit anderen Menschen ist daher für den Angestellten die eigene Kontaktfähigkeit, die eigene Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Engagement. Darüber hinaus geben Verwaltungsfachangestellte auch Behörden Auskunft, müssen sich demzufolge sehr gut in dienstrelevanten Rechtsfächern und den Grundlagen der Verwaltungsorganisation auskennen. Zu den weiteren Lehrinhalten gehören die Grundlagen der Wirtschaftswissenschaften, Sozialwissenschaften und des Personalmanagements.

Der Alltag eines Verwaltungsfachangestellten

Im Alltagsgeschäft sind Verwaltungsfachangestellte vorrangig mit Schrift beschäftigt: Sei es

• die korrekte Führung von Akten,
• das Überwachen des Schriftverkehrs,
• das Schreiben von Protokollen oder anderen Schriftstücken wie Dokumenten.

Unumgänglich ist hierbei der einwandfreie und fehlerlose Umgang und Gebrauch der deutschen Sprache. Rechtschreibfehler und fehlende Kenntnisse der deutschen Grammatik sind hier fehl am Platz. Auch treffen Verwaltungsfachangestellte Verwaltungsentscheidungen. Dabei berufen sie sich auf die Rechtsvorschriften, die sie in ihrer Ausbildung gelernt haben und kontrollieren darüber hinaus, dass Auflagen eingehalten werden. Die Arbeit der Verwaltungsfachangestellten verläuft daher für die breite Öffentlichkeit im Hintergrund, ist jedoch sehr wichtig für das optimale Funktionieren des Polizeiapparats der Bundesrepublik Deutschlands.

Verwaltungsfachangestellte sollten sich jedoch nicht nur mit Wort und Schrift auskennen sondern auch Zahlen gegenüber nicht abgeneigt sein: Mit zu den Aufgaben zählen auch das Erstellen von Kosten- und Leistungsrechnungen und das Wissen vom Haushaltswesen sowie vom Rechnungswesen. Zu guter Letzt übernehmen Verwaltungsfachangestellte auch die organisatorische Gestaltung der Behörde und sind im Personalmanagement tätig. Meist ist der Verwaltungsfachangestellte einem bestimmten Bereich zugeordnet, für dessen reibungslosen Ablauf er zuständig ist. Dabei arbeitet er sehr eigenständig in der Organisation, Planung und Durchführung in seinem ihm zugeteilten Bereichs.

Was sind die Voraussetzungen?

Ist man interessiert daran, als Verwaltungsfachangestellte/r bei der Polizei zu arbeiten, muss man vor der eigentlichen Bewerbung einige grundlegende Dinge wissen und die geforderten Voraussetzungen erfüllen – sonst ist es sehr schwierig bis gar unmöglich, diesen Beruf auszuüben.

• Um sich bewerben zu können, muss man mindestens die mittlere Reife abgelegt haben oder einen anderen gleichwertigen Schulabschluss vorweisen können. Einige Bundesländer lassen auch Bewerber mit einem sehr guten Hauptschulabschluss zu – am besten informiert man sich auf der Internetseite der Polizei des jeweiligen Bundeslandes. Dort finden sich alle benötigten Informationen.
• Neben der mittleren Reife sind vor allem die Schulnoten in den Fächern Deutsch und Mathe entscheidend, da diese beiden Fächer sehr wichtig für die spätere Ausübung der Arbeit sind. Man sollte in diesen Fächern mindestens mit der Note 3 (befriedigend) die Schullaufbahn abgeschlossen haben. Einige Bundesländer fordern diese Note auch in Englisch und in Sozialkunde.

Die Bewerbung

All diese Voraussetzungen müssen erbracht werden, um Verwaltungsfachangestellte/r zu werden. Erst dann geht es an die Bewerbung, die meist direkt über die jeweilige Internetseite des Bundeslandes, wie z.B. NRW, Sachsen, Niedersachsen, Rheinland-Pfalz oder Bayern, erfolgt. Auch auf der Internetseite der Arbeitsagentur finden sich offene Stellenangebote für diese Ausbildung.

Bei der Online-Bewerbung muss man die vorgegebenen Felder ausfüllen, die angeforderten Dokumente hochladen und sie an die jeweilige Behörde senden. Manche Stellenausschreibungen wünschen jedoch eine Bewerbung in Briefform. Auch hier sind Anschreiben und die angeforderten Dokumente an die Behörde zu übermitteln.

Üblicherweise bekommt man nach einigen Tagen eine Rückmeldung, ob man alle Anforderungen erfüllt hat, zu einem Einstellungstest eingeladen wird und wann dieser stattfindet. Danach sollte man sich gut auf den Test vorbereiten, um ihn zu bestehen.

Einstellungstest Polizei Sachbearbeiter/in

Um die Ausbilder davon zu überzeugen, dass man der richtige Anwärter für die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten ist, muss man zwei Teile des Einstellungstests bestehen.

Der erste Teil umfasst einen schriftlichen Einstellungstest, der am PC absolviert wird. Dabei werden mehrere Themengebiete abgefragt und Aufgabenstellungen gestellt. Da Deutsch und Mathe sehr wichtig für diesen Beruf sind, sind diese beiden Fächer auch Bestandteil des Einstellungstests. Die Fragen werden häufig als Multiple-Choice-Fragen gestellt, die in relativ kurzer Zeit zu beantworten sind. Das Zeitdruck entsteht, ist beabsichtigt – davon abschrecken lassen sollte man sich jedoch nicht. Durch gute Vorbereitung auf die unterschiedlichen Themenblöcke und das Bewahren von Ruhe in dieser stressigen Situation lässt sich der Test gut meistern!

Deutsch – ein wichtiger Bestandteil der Ausbildung

Ohne fundierte Kenntnisse der richtigen Orthographie wird es schwierig, diesen Teil des Tests erfolgreich zu bestehen. Abgefragt werden oftmals:

• Zeichensetzung
• Rechtschreibung
• Grammatik
• Synonyme und Gegenteile von Begriffen nennen
• Fremdwörter erklären
• Sprichwörter richtig ergänzen
• Lückentexte

Darüber hinaus kann es durchaus ebenfalls vorkommen, dass ein kurzes Diktat erfolgt, wodurch die Ausbilder feststellen können, ob man die deutsche Sprache fließend anwenden und schnell schreiben kann. Allerdings kann anstatt eines Diktats auch ein kurzer Aufsatz zu einem vorgegebenen Thema verlangt werden, um das freie Schreiben unter Zeitdruck zu testen. Zusätzlich dazu wird die klassische Textarbeit gerne überprüft – der Anwärter muss Fragen zu einem vorgegebenen Text verstehen und sicher beantworten können.

Englisch – sicher anwenden und verstehen

Da man durch die Globalisierung mitunter auch mit fremdländischen Personen in Kontakt tritt, ist es essentiell, dass man sich auch in englischer Sprache verständlich ausdrücken kann. Dies wird durch Grammatikaufgaben und Wortschatzfragen überprüft.

Mathematik

Da Verwaltungsfachangestellte überdies mit Zahlen arbeiten, wird auch der Wissensstand in Mathematik überprüft. Zu lösen sind Bruchrechnungen und Prozentrechnungen. Zinsrechnung, Textaufgaben und den Dreisatz müssen die Bewerber ebenfalls beherrschen. Hinzukommend empfiehlt sich, sich auf das Themenfeld Geometrie gut vorzubereiten, da dies durchaus auch abgefragt werden kann.

Allgemeinbildung

Verwaltungsfachangestellte müssen dazu bereit sein, immer wieder Neues zu lernen. Sei es, dass sich Gesetzestexte ändern oder Vorschriften angepasst werden – die Bürotätigkeit bei der Polizei wird nie langweilig. Um diese Lernbereitschaft zu testen, müssen Ausbildungsanwärter ihr breites Allgemeinwissen unter Beweis stellen. Hierzu werden Fragen aus den unterschiedlichsten Themengebieten gestellt, damit der Bewerber zeigen kann, in welchen Gebieten er sich auskennt. Mitunter können Fragen aus der Geschichte, der Kultur oder der Wirtschaft gestellt werden. Aber auch Politikwissen, Erdkunde, IT und Technikaffinität sowie Sport sind gern genommene Themengebiete. Um sich auf diesen Themenblock optimal vorzubereiten empfiehlt sich, jeden Tag die Zeitung zu lesen. So erhält man einen guten Überblick über die unterschiedlichen Themengebiete und erweitert stetig seinen aktuellen Wissensstand.

Konzentrationsfähigkeit und Gedächtniskraft

Um die Logik, die Konzentration und die Gedächtnisfähigkeit der Bewerber zu überprüfen, werden klassische Aufgaben aus Assessment-Centern gestellt. Hierzu gehören:

• Würfelaufgaben
• das Fortsetzen von Figuren- oder Zahlenreihen
• Informationen aus Tabellen auslesen
• falsche Schriftzeichen aus Buchstabenreihen wegstreichen.

Mit diesem Teil des Tests möchte der Arbeitgeber feststellen, ob der Bewerber nicht nur Probleme erkennen, sondern auch Lösungsansätze verfolgen kann. Es wird überprüft, ob bestehende Zusammenhänge erkannt werden und ob der Bewerber daraus logische Schlussfolgerungen ziehen kann. Dies mag gemein erscheinen, aber Personaler sind auf der Suche nach der bestmöglichen Besetzung für die freie Ausbildungsstelle, weshalb es wichtig ist, sich auch auf diesen vielleicht schwierigsten Teil des Tests gut vorzubereiten, um seine Logikfähigkeit und Auffassungsgabe unter Beweis zu stellen.

Fachwissen

Zu guter Letzt wird erwartungsgemäß auch das vorhandene Fachwissen der Bewerber abgefragt. Dabei wird überprüft, wie intensiv sich der Bewerber mit der künftigen Arbeit und dem Arbeitgeber auseinander gesetzt hat und ob er sich mit Gesetzen auskennt. Allerdings braucht man hier keine Angst zu haben!

Wozu dieser Einstellungstest?

Einstellungstests mögen für die Bewerber schwierig sein und manch einer versteht den Sinn hinter dieser Art der Wissensüberprüfung nicht. Jedoch bekommen Personaler hunderte Bewerbungen, in denen sich die Bewerber von ihrer besten Seite zeigen. Dadurch lässt sich der tatsächliche Wissensstand der einzelnen Bewerber jedoch nicht prüfen. Die Lösung für dieses Problem ist der Einstellungstest: Er zeigt auf, wo verborgene Schwächen der einzelnen Bewerber sind und welcher Kandidat wirklich geeignet ist. Getestet werden daher unterschiedliche Gebiete, um die Stressresistenz, Leistung unter Druck und die Arbeitsweise der Bewerber zu prüfen. Gemeinerweise werden bei solchen Tests oftmals so viele Fragen gestellt, dass Bewerber es unmöglich schaffen, alle zu beantworten. Aber auch das ist gewollt. Es reicht aus, wenn man eine bestimmte Quote erreicht, dadurch qualifiziert man sich für den zweiten Teil: das Vorstellungsgespräch.

Das Vorstellungsgespräch

Hat man den Einstellungstest gemeistert, wird man zum persönlichen Gespräch mit dem Personaler eingeladen. Da er nur das Testergebnis vorliegen hat, möchte er in diesem Schritt den Bewerber selbst kennenlernen und seine Motivation für die Bewerbung als Verwaltungsfachangestellte/r hören. Es empfiehlt sich, die Stellenausschreibung im Voraus nochmals zu lesen, um sich auf eventuelle Fragen zu den eigenen Stärken und den Beweggrund für die Bewerbung optimal vorzubereiten. Eine gute mündliche Ausdrucksweise ist bei diesem Gespräch sehr wichtig, um den Personaler zu überzeugen!

Tipps für das richtige Auftreten vor dem Personaler

Zu beachten ist auch das Auftreten des Bewerbers während des Gesprächs:

Kannst Du nun noch die Fragen angemessen beantworten, steht der erfolgreichen Bewerbung zum Verwaltungsfachangestellten nichts mehr im Wege!

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